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随着全球业务正在国际化，人们需要经常即时见面、沟通。虽然差率费这样的支出在企业的收入中虽然占不了很大比例，但是其他一些不可见的因素往往对企业的发展有着很重要的影响。而视频会议系统的出现能够助企业提高生产效率、即时把握市场动向，提高团队协同工作的效率，这些因素对于企业来说，通常都是重要的。那么，为什么要建设视频会议系统呢？
对于企业来说，采用视频会议系统能够即时把握市场，赢得具有竞争力的优势。对于教育机构来说，能够将不同区域的学生和教师连接起来，共同分享课堂内容，互相学习。对于公共机关来说，能够提供即时的信息，增加系数，为各种紧急事故提供关键的通信工具。
视频会议软件系统的好处，只有当人们在看到和听到不同区域的与会者，并感觉到如同在一个房间里，这个时候人们才能体会到其好处。但现在，由于处理能力、宽带以及其他一些因素的限制，视频会议系统在质量也是有所限制的。在许多情况下，厂商所承诺的“现实体验”有部分已经能实现了。
与传统的视频会议系统相比，新的高清视频系统解决方案能够提供的分辨率比10-15年前的系统高出了10倍。现在系统运行的分辨率成为FCIF（352×288像素），而高清系统的分辨率为1980×1080全高清。意义上来讲，这就是看见对方与清晰感受到对方表情的不同之处。
